“Lánzate ahí en esa piscina de información”: revisar a diario los reportes de un tercero para saber si lo que te cobran cuadra

El radar

Cada día llegan reportes de operadores externos en el formato que ellos quieren. Revisarlos para saber si lo cobrado cuadra con lo que pasó se come las horas del equipo técnico.

Esta llamada es anterior a la hoja RACE, así que la etapa se marcó leyendo el caso, sin los números de cada etapa.

En sus palabras

• “Ve, lánzate ahí en esa piscina de información, mira a ver si ahí está la información que tú quieres.”
• “Todo esto significa dinero.”

Por qué eliminar va primero

Se deja de leer cada reporte completo. La revisión humana se queda solo con lo que no cuadra, y el resumen de todo lo demás sale del trabajo diario.

El orden es siempre el mismo: primero eliminas, luego delegas y al final automatizas.

Lo que encontramos

1. Una forma de ordenar lo que llega de terceros sin poder imponerles formato: una bandeja de entrada, una carpeta de revisados y archivos en texto para que la IA los lea.
2. Un criterio para que la IA avise solo cuando hay algo raro (un dato que no cruza entre el correo y el anexo, un retraso, una pérdida) en lugar de resumir todo.
3. El camino de un proceso manual repetido a una habilidad reutilizable: primero se hace a mano con la IA, se afina, y solo después se programa diario.

El reparto

La regla

Cada correo de reporte se reenvía a una sola cuenta con filtros por tipo. Los adjuntos se guardan en una carpeta por proyecto y lo procesado se mueve a “revisados”.

La IA

Convierte cada reporte en texto, lo cruza con la tabla del día anterior y con el anexo, y marca diferencias: horas de operación que no coinciden, días de retraso sin explicación.

La persona

El inversionista o su técnico revisa solo lo marcado, pregunta al operador y decide si algo se paga, se reclama o se deja pasar.

El agente de este caso

Leer cada mañana los reportes que llegaron y entregar una lista corta de diferencias y alertas, cada una con su dato y su fuente.

Quién revisa: Una persona revisa cada alerta antes de reclamar o pagar.

Lo que puedes armar el lunes

Checklist para ordenar reportes de terceros: una cuenta de entrada, nombres de archivo, formato texto, carpeta de revisados y una lista de “cuándo sí me avisas”.

Seguimiento

Pendiente. Cuando la empresa vuelva a medir con su dueño, el resultado se agrega aquí con fecha, haya funcionado o no.