“Tenemos que estar llenando formato por formato”: la papelería de cada cierre de venta

El radar

La venta ya se cerró; lo que se atora es la papelería de cada cierre. Recepción y contador escriben los mismos datos en cada formato a mano, y esas horas no van a vender.

Esta llamada es anterior a la hoja RACE, así que la etapa se marcó leyendo el caso, sin los números de cada etapa.

En sus palabras

• “No lo tenemos en automático, porque tenemos que estar llenando formato por formato.”
• “Unas cosas las hace el contador, otras la recepcionista, y es demasiado trabajo.”
• “Si estamos alimentando una base de datos, deben de salir ya llenados.”

Por qué eliminar va primero

Comprador, vendedor y propiedad se capturan una sola vez. Se elimina reescribir el mismo dato en cada formato; los formatos salen de esa ficha.

El orden es siempre el mismo: primero eliminas, luego delegas y al final automatizas.

Lo que encontramos

1. Cómo capturar una sola vez los datos de comprador, vendedor y propiedad y sacar de ahí todos los formatos.
2. Dónde va el filtro humano: validar identidad y documentos antes de llenar nada.
3. Cómo aprovechar el CRM que ya tienen en vez de comprar otro sistema.

El reparto

La regla

Una ficha única por operación con todos los campos; cada formato es una plantilla que se llena con esa ficha.

La IA

Lee identificaciones, escrituras y estados de cuenta y propone los datos de la ficha, marcando lo que no encontró.

La persona

Alguien del despacho valida que comprador, vendedor y fondos sean legítimos; el contador revisa los formatos antes de firmar.

El agente de este caso

Que todos los formatos de un cierre salgan llenos desde una sola captura.

Quién revisa: Una persona revisa los datos extraídos y firma.

Lo que puedes armar el lunes

Lista de los formatos de un cierre con los campos que comparten, para ver cuántas veces se escribe el mismo dato.

Seguimiento

Pendiente. Cuando la empresa vuelva a medir con su dueño, el resultado se agrega aquí con fecha, haya funcionado o no.