“El típico incendio que yo apago es que no le pagaron a un proveedor”

El radar

El equipo de finanzas se va en apagar incendios de pagos a proveedores que nacen de solicitudes incompletas. Ese trabajo interno no deja tiempo para lo que genera valor.

Esta llamada es anterior a la hoja RACE, así que la etapa se marcó leyendo el caso, sin los números de cada etapa.

En sus palabras

• “El típico incendio que yo apago es: no le pagaron a un proveedor y nos bloquea la cuenta.”
• “Los proveedores no entienden lo que es fin de mes más 1.”
• “Tengo problemas y tengo deudas: los problemas vienen de apagar el incendio; la deuda es de generar valor.”

Por qué eliminar va primero

Querían conectar la IA al ERP. El historial de tickets mostró que la mayoría de los incendios nacen de una solicitud incompleta: sin datos mínimos, no avanza, y el incendio no empieza.

El orden es siempre el mismo: primero eliminas, luego delegas y al final automatizas.

Lo que encontramos

1. Conviene empezar por el historial de tickets (qué preguntan, por qué falla, cómo se cerró) y no por la integración con el sistema central.
2. Las causas se repiten: proveedor mal dado de alta, compra sin orden, factura sin aprobador, plazo de pago mal entendido.
3. El caso de negocio se arma en horas de equipo, y con eso se piden los permisos a sistemas.

El reparto

La regla

Toda solicitud entra por ticket con los datos mínimos completos (número de orden, aprobador, código); sin eso no avanza.

La IA

Clasifica los tickets históricos por causa, responde las dudas repetidas con una base de conocimiento y escala lo que no sabe.

La persona

Finanzas resuelve los casos nuevos o con dinero en riesgo, y el responsable decide qué proceso se corrige primero.

El agente de este caso

Contestar las consultas repetidas de proveedores y pedir los datos que faltan antes de que el ticket llegue a una persona.

Quién revisa: Una persona revisa cada semana lo que escaló y lo que contestó mal.

Lo que puedes armar el lunes

Plantilla para clasificar tickets por causa raíz y calcular cuántas horas al mes se van en cada una.

Seguimiento

Pendiente. Cuando la empresa vuelva a medir con su dueño, el resultado se agrega aquí con fecha, haya funcionado o no.