“Al no tener nada escrito, todos nos aventamos todo y cuando llegan los problemas es: ¿y dónde pasó?”

El radar

Sin procesos escritos, cada falla obliga a reconstruir a mano quién hizo qué, y el gerente se va en firmar compras chicas. La operación interna se come las horas de dirigir.

Esta llamada es anterior a la hoja RACE, así que la etapa se marcó leyendo el caso, sin los números de cada etapa.

En sus palabras

• “Al no tener nada escrito, nada documentado, pues todos nos aventamos todo y cuando llegan los problemas es: ¿y dónde pasó?”
• “Yo no podría sentarme contigo, dedicarte 80 horas a hacer todos mis procesos de manual.”

Por qué delegar va primero

Con límites de gasto por nivel, la compra chica la resuelve quien la pide. El gerente deja de firmarlo todo antes de que se automatice nada.

El orden es siempre el mismo: primero eliminas, luego delegas y al final automatizas.

Lo que encontramos

1. Documentar no le pide 80 horas a cada gerente: alguien arma el primer borrador y el dueño del proceso solo lo corrige.
2. Un mapa de dónde empieza y dónde termina cada área, para que deje de haber tareas que nadie siente suyas.
3. Reglas de autorización por monto que quitan de la mesa del gerente las compras chicas.

El reparto

La regla

Límites de gasto por nivel: hasta cierto monto se resuelve con ticket; arriba de eso, el jefe. Todo proceso nuevo pasa por “léelo, platícame qué viste, propón una mejora” antes de operar.

La IA

Convierte un lineamiento que ya existe, una entrevista o un video de pantalla en un primer flujograma con pasos, responsables y huecos marcados.

La persona

El líder de cada área corrige el borrador, define la frontera con las áreas vecinas y lo firma. La dirección patrocina que todos participen.

El agente de este caso

Entregar por cada área un borrador de proceso (pasos, quién hace qué, qué sistema se toca, qué decisión requiere jefe) a partir de lo que ya existe escrito o grabado.

Quién revisa: Una persona confirma que los responsables y los montos sean los reales.

Lo que puedes armar el lunes

Plantilla de una página por proceso (inicio, fin, responsable por paso, sistema, decisión y nivel que autoriza) y un prompt que convierte un lineamiento en Word en esa plantilla.

Seguimiento

Pendiente. Cuando la empresa vuelva a medir con su dueño, el resultado se agrega aquí con fecha, haya funcionado o no.