“Tuvimos un montón de duplicados”: el mismo contacto se crea dos veces porque el teléfono llega en formatos distintos

El radar

Los contactos ya están en el CRM, pero partidos en fichas repetidas. El historial de cada persona queda en dos lugares y el seguimiento pierde la mitad de la historia.

Esta llamada es anterior a la hoja RACE, así que la etapa se marcó leyendo el caso, sin los números de cada etapa.

En sus palabras

• “Tuvimos un montón de cosas duplicadas.”
• “El formulario a veces te pide el correo electrónico y puede que tenga el mismo correo con 2 números diferentes.”

Por qué automatizar va primero

Limpiar el CRM cada tantos meses no sirve: los duplicados vuelven. Se arreglan en la entrada, con una regla de formato y una búsqueda antes de crear.

El orden es siempre el mismo: primero eliminas, luego delegas y al final automatizas.

Lo que encontramos

1. Los duplicados se arreglan en la entrada (el formulario o el bot), no limpiando el CRM cada tantos meses.
2. Una regla de formato único para teléfono y correo antes de crear un contacto.
3. Un criterio para fusionar duplicados sin perder historial.

El reparto

La regla

Todo teléfono se guarda con el mismo formato de país; antes de crear un contacto se busca por teléfono y por correo.

La IA

Revisa los duplicados que la regla no resuelve (mismo correo con dos teléfonos, nombre escrito distinto) y propone cuál conservar.

La persona

Alguien del área comercial aprueba las fusiones dudosas y revisa el reporte mensual.

El agente de este caso

Un reporte mensual de posibles duplicados, con su propuesta de fusión.

Quién revisa: Una persona aprueba antes de fusionar.

Lo que puedes armar el lunes

Checklist de validación en la entrada: formato de teléfono, correo, búsqueda previa y qué hacer si el contacto ya existe.

Seguimiento

Pendiente. Cuando la empresa vuelva a medir con su dueño, el resultado se agrega aquí con fecha, haya funcionado o no.