“Hoy día le tengo que estar explicando cada vez”: el correo de arranque que se reescribe con cada cliente

El radar

Cada cliente nuevo arranca con trabajo que se repite a mano: el correo de arranque, la carpeta y la explicación al equipo. Esas horas salen de la socia que vende y entrega.

Esta llamada es anterior a la hoja RACE, así que la etapa se marcó leyendo el caso, sin los números de cada etapa.

En sus palabras

• “Hoy día le tengo que estar explicando cada vez.”
• “Cada carpeta tiene una estructura totalmente distinta. Hoy a mí se me ocurre hacerlo de manera A y mañana a otro se le ocurre B.”

Por qué automatizar va primero

El correo y la carpeta sí hacen falta y nadie del equipo debería decidir su forma cada vez. Es un paso que siempre va igual, así que lo resuelve una regla fija, sin IA.

El orden es siempre el mismo: primero eliminas, luego delegas y al final automatizas.

Lo que encontramos

1. El correo de arranque cambia en tres datos (nombre, empresa y fecha); el resto es igual con cada cliente.
2. Cada consultor arma la carpeta del cliente a su manera, y después nadie encuentra nada en la carpeta de otro.
3. Una tarea que siempre se comporta igual pide una regla, no IA; la IA entra donde hay que leer y resumir, como los newsletters de la semana.

El reparto

La regla

Al ganar un cliente, un flujo crea la carpeta con la estructura estándar y envía el correo de arranque desde una plantilla con variables (nombre, empresa, fecha).

La IA

Cada lunes lee los newsletters etiquetados y entrega, por cada uno, un párrafo, tres ideas y el enlace.

La persona

La socia decide el tono de la comunicación del proyecto con el director del cliente y revisa el primer resumen antes de dejarlo programado.

El agente de este caso

Cada lunes a las 9, leer solo los correos no leídos con la etiqueta de newsletters, resumirlos, mandar el resumen a la dueña y marcarlos como leídos.

Quién revisa: Una persona revisa la calidad del primer resumen y ajusta el formato antes de dejarlo programado.

Lo que puedes armar el lunes

Checklist “¿IA o regla?” para cada tarea repetida, una plantilla de correo de arranque de proyecto con variables y el prompt del resumen semanal de newsletters.

Seguimiento

Pendiente. Cuando la empresa vuelva a medir con su dueño, el resultado se agrega aquí con fecha, haya funcionado o no.