Trello para administrar mis proyectos y también como otras empresas lo hacen.
Un rápido resumen sobre lo que es Trello
Es una aplicación que lo ayuda a administrar diferentes tareas y le da un resumen visual de lo que está sucediendo y quien está trabajando en que. Utiliza el sistema de Kanban, que fue desarrollado por Toyota como su sistema para siempre mantener los más altos niveles de producción y mantener una gran flexibilidad. Es la mejor representación de un pizarrón llenado con notas, cada una representa una tarea de un proyecto.
Así lo podríamos ver en
Trello es una herramienta que te ayuda administrar proyectos utilizando la metodología Kanvan.
Trello es un sistema de pizarras, listas y tarjetas. Esto le ayudará a crear un sistema que es muy simple de utilizar por individuos y por equipos de trabajo para desarrollar un proyecto, también para colaborar cuando uno es más valioso o cuando lo necesitan.
Pizarra o Board
Una pizarra es típicamente un proyecto o producto que se está desarrollando para el que continuamente se está trabajando.
Una pizarra tiene miembros específicos operando, los que pueden ver y tienen el control de darle seguimiento a las tarjetas que existen en las listas. También pueden añadirse a ellos mismos o a sus compañeros de trabajo a otras de estas, iniciando la conversación dentro de las mismas, agregar documentos y crear Checklist.
Listas
Es la forma de dividir las pizarras en diferentes categorías. Típicamente una lista representa el estado de proceso (Haciendo, En Proceso, Terminado).
Tarjetas o Cards
Es la forma más básica y flexible del sistema. Representa un elemento específico de un proyecto (Una nueva función, un bug, análisis de mercado, etc…). Las tarjetas pueden ser movidas entre las listas de la misma forma que se van completando durante el proyecto. Dependiendo que es lo mejor para usted y su equipo, una tarea individual puede ser una de estas o bien el conjunto de ciertas actividades en un Checklist.
Puede agregar imágenes y archivos, asignar tareas a miembros, comentar, añadir checklist, etiquetarlos y poner fechas límites a las tarjetas. Dependiendo que sea lo mejor para usted puede hacer estas lo más simple posibles.
¿Cómo voy a utilizar Trello para administrar mis proyectos?
Estoy implementando
Listas
Las listas pertenecen a personas específicas, y representan distintas fases del proyecto en un periodo de tiempo.
Tener una persona asignada a cada lista nos ayuda a poder tener un responsable y de esta forma saber quién desarrolla esta tarea.
Es importante separar entre una lista de “Lo que se está haciendo” de su “Lista de Tareas” por qué le ayuda a tener una visión más clara de lo que está haciendo todo su equipo, en lugar de estar viendo una gran lista de cosas por hacer que le hacen perder su foco.
Tarjetas
Son las Post-in Notes, que siempre representamos por tareas individuales, en mi caso voy a combinar tareas individuales con otras tarjetas que concentren una actividad, de esta forma podré llevar un mejor control de los proyectos.
Aun cuando me gusta tener tarjetas simples con acciones puntuales, en algunas ocasiones tengo que tener anidado dos o tres tareas para completar una labor general. Me gusta poner títulos a estas para que definan todo el trabajo. Esta es la parte más visible de esta tarjeta. Si tenemos un título no claro, otras personas pueden hacer otras actividades o tareas que no van de acuerdo a lo que realmente queremos que hagan.
Cuando uno colabora con personas que no siempre están en una misma ubicación, tener tareas claras hace que los proyectos sean implementados más fácilmente. Es importante que si alguien quiere hablar con alguien lo @mencione, esperemos que muchas tarjetas se muevan, esto quiere decir que hay muchos proyectos funcionando, es difícil que todas las personas puedan llevar un control de todo, y no puede uno esperar que los miembros de su equipo vean dentro de cada una de estas por actualizaciones si no están asignadas a ellos. Si quiere que alguien vea un comentario dentro de una de estas tarea, lo mejor es que lo @menciones.
Todo esto lo voy a ir implementando conforme tenga más gente en mí equipo de trabajo, en la actualidad me voy a concentrar en dominar la herramienta y el sistema.
¿Cómo voy a empezar a utilizar Trello ?
Como lo mencioné anteriormente
Mis tareas y actividades
A partir de hoy, voy a poner todas mis actividades en
Implementar esta pizarra para cada persona que inicia su colaboración conmigo y aprender a utilizarla es primordial para el éxito de mis proyectos. Cada uno de nosotros debe de tener estas tres listas siempre presentes, y es la vida que da vida de cada uno de nosotros, vamos a colaborar para resolver problemas y poder ayudarnos pero es importante que cada uno sepa lo que debe de hacer, lo que está haciendo y lo que ya hizo.
- Por hacer – Las tarjetas son colocadas para asignar nuevas tareas.
- Haciendo – Las tareas que está trabajando las personas.
- Terminado – Las tareas terminadas, estas son archivadas al final de cada mes.
Generación y publicación de contenido
Esta pizarra es un poco distinta ya que en ella tengo más listas. Por el momento estoy etiquetando a la página en la cual será publicado el artículo o contenido requerido.
Las listas que tengo actualmente en esta pizarra son:
- Temas/ideas: Es nuestro banco de ideas para publicaciones que debemos de generar.
- En Desarrollo: Las publicaciones que se están trabajando por las personas que generan contenido para todos los sitios que administro. En esta ya tienen asignados los CheckList, vamos a poner fechas de entregas de cada tarea y se puede agregar imágenes en cualquier momento. Al generar el archivo se coloca en Dropbox y se copia la liga de la publicación.
- Revisando: Una vez que se terminó de editar el artículo, es momento de revisar la ortografía, se asigna el recurso necesario para poder desarrollarlo y se asigna fecha de publicación tentativa.
- Listo para publicar: En esta lista veremos todos los artículos que ya están listos para publicarse y en donde nuestro comunity manager debe de generar todo lo necesario para publicar el artículo de distintas ocasiones utilizando las distintas herramientas que tenemos.
- Publicado: Una vez que se publicó la información generada, movemos el artículo a esta lista, acá podemos ver que todos los Checklist hayan terminado y estén completos. Es así como nuestro editor general puede ver que todo se hizo de acuerdo a nuestro procedimiento.
Esta es la herramienta que utilizo para poder inspirarme en ideas o en proyectos que luego tengo, simplemente las coloco aquí para que no se me olviden, y en su momento pueda desarrollar la idea. Utilizo esta pizarra para generar contenido para todos mis sitios, Azotea Solar, Teknobuilding, Pulso PyME y Gabriel Neuman, pero también ideas de proyectos, artículos que escribo para otras personas, videos, en fin, todo lo que tenga que ver con generación de contenido.
Este sistema me ayuda a poder saber si al final del mes voy a cumplir con mi objetivo de generar por lo menos 4 publicaciones para GabrielNeuman.com, y los demás sitios a los que ya apoyo, y en cuanto tenga este sistema más afinado estoy seguro de que ese número se incrementará.
Calendario editorial en Trello
Esta es una nueva función de
Automatización de Tareas en Trello
Lo primero que voy a realizar, no es un tema de automatización pero si es una forma de asignar tareas por medio de correos electrónicos, la razón es porque muchos de nosotros utilizamos el Email como un To-Do List y seguramente le habrá pasado que pierde la idea o no encuentra el email. Para poder actualizar las ideas voy a enviar un correo a una dirección que
Cada pizarra de
Para automatizar algunas tareas estoy utilizando una herramienta adicional: Zapier. Esta herramienta la estoy manejando para realizar lo siguiente:
- Agregar Checklist a los artículos a generar.
- Realizar tareas recurrentes para cada uno de los miembros como por ejemplo:
- Revisar el spam del inbox.
- Definir sus actividades diarias.
- Hacer pagos de impuestos.
- Hacer pagos a nuestros colaboradores.
- Revisar nuestra cuenta de PayPal.
- Revisar el ingreso de afiliados.
- Pagar afiliados.
- Generar reporte mensual.
Al utilizar estos Zaps puedo poner más atención a lo que es más importante para mí, y esto es, generar productos y servicios además de poder completar mis proyectos a tiempo.
Algunos trucos para manejar Trello como un PRO
Hay algunas guías rápidas para utilizar
- Abrir el menú de las pizarras: “b” – esto le dará un acceso rápido al menú de las pizarras. Una vez que abrió este menú usted puede saltar entre todas sus pizarras.
- Filtrar las tarjetas – “f” – al presionar f y después las primeras letras de las tarjetas esto hará que funcione como un buscador. También puede escribir el nombre de la persona asignada y filtrar sus tareas.
- Navegar entre tarjetas – “j/K” – Usted puede moverse entre las tarjetas de forma rápida con estos accesos.
- Menú de acceso rápido – “?” – Le aparecerá un menú con los códigos rápidos disponibles.
Mis conclusiones sobre Trello
La simplicidad de utilizar
Esta herramienta le ayudará a administrar de mejor forma su empresa, proyectos y por qué no algunas actividades personales. No tiene que utilizar todas las funciones de Trello para que sea un instrumento que valga la pena explorar. Vea que le sirve y aplíquelo a su negocio. Una vez que tenga definido un método que le funcione, establezca el proceso y busque mejorar sus resultados.