Trello es una increíble herramienta para administrar proyectos. Es muy  flexible para proyectos personales o una poderosa herramienta para poder desarrollar productos con equipos grandes. En este artículo le voy a compartir cómo voy a usar Trello para administrar mis proyectos y también  como otras empresas lo hacen.

Un rápido resumen sobre lo que es Trello

Es una aplicación que lo ayuda a administrar diferentes tareas y le da un resumen visual de lo que está sucediendo y quien está trabajando en que. Utiliza el sistema de Kanban, que fue desarrollado por Toyota como su sistema para siempre mantener los más altos niveles de producción y mantener una gran flexibilidad. Es la mejor representación de un pizarrón llenado con notas, cada una representa una tarea de un proyecto.

Sistema Kanban

Así lo podríamos ver en Trello

Sistema Kanban Trello

Trello es un sistema de pizarras, listas y tarjetas. Esto le ayudará  a crear un sistema que es muy simple de utilizar por individuos y por equipos de trabajo para desarrollar un proyecto, también para colaborar cuando uno es más valioso o  cuando lo necesitan.

Pizarra o Board

Una pizarra es típicamente un proyecto o producto que se está desarrollando para el que continuamente se está trabajando.

Una pizarra tiene miembros específicos operando, los que pueden ver y tienen el control de darle seguimiento a las tarjetas que existen en las listas. También pueden añadirse a ellos mismos o a sus compañeros de trabajo a otras de estas, iniciando la conversación dentro de las mismas, agregar documentos y crear Checklist.

Listas

Es la forma de dividir las pizarras en diferentes categorías. Típicamente una lista representa el estado de proceso (Haciendo, En Proceso, Terminado).

Tarjetas o Cards

Es la forma más básica y flexible del sistema. Representa un elemento específico de un proyecto (Una nueva función, un bug, análisis de mercado, etc…). Las tarjetas pueden ser movidas entre las listas de la misma forma que se van completando durante el proyecto. Dependiendo que es lo mejor para usted y su equipo, una tarea individual puede ser una de estas  o bien el conjunto de ciertas actividades en un Checklist.

Puede agregar imágenes y archivos, asignar tareas a miembros, comentar, añadir checklist, etiquetarlos y poner fechas límites a las tarjetas. Dependiendo que sea lo mejor para usted puede hacer estas  lo más simple posibles.

¿Cómo voy a utilizar Trello para administrar mis proyectos en Azotea SolarTeknobuilding?

Estoy implementando Trello como parte principal de la administración de los proyectos y para llevar un mejor orden en Azotea Solar, mí proyecto de generación de energía solar. Para  lo cual voy a generar dos Pizarras al inicio de cada proyecto, la primera va a ser para la generación de oportunidades y la segunda en donde voy a llevar control de los proyectos contratados.

Listas

Las listas pertenecen a personas específicas, y representan distintas fases del proyecto en un periodo de tiempo.

Tener una persona asignada a cada lista nos ayuda a poder tener un responsable y de esta forma saber quién desarrolla esta tarea.

Es importante separar entre una lista de “Lo que se está haciendo” de su “Lista de Tareas” por qué le ayuda a tener una visión más clara de lo que está haciendo todo su equipo, en lugar de estar viendo una gran lista de cosas por hacer que le hacen perder su foco.

Tarjetas

Son las Post-in Notes, que siempre representamos por tareas individuales, en mi caso voy a combinar tareas individuales con otras tarjetas que concentren una actividad, de esta forma podré llevar un mejor control de los proyectos.

Aun cuando me gusta tener tarjetas simples con acciones puntuales, en algunas ocasiones tengo que tener anidado dos o tres tareas para completar una labor general. Me gusta poner títulos a estas para que definan todo el trabajo. Esta es la parte más visible de esta tarjeta. Si tenemos un título no claro, otras personas pueden hacer otras actividades o tareas que no van de acuerdo a lo que realmente queremos que hagan.

Cuando uno colabora con personas que no siempre están en una misma ubicación, tener tareas claras hace que los proyectos sean implementados más fácilmente. Es importante que si alguien quiere hablar con alguien lo @mencione, esperemos que muchas tarjetas se muevan, esto quiere decir que hay muchos proyectos funcionando, es difícil que todas las personas puedan llevar un control de todo, y no puede uno esperar que los miembros de su equipo vean dentro de cada una de estas  por actualizaciones si no están asignadas a ellos. Si quiere que alguien vea un comentario dentro de una de estas tarea, lo mejor es que lo @menciones.

Todo esto lo voy a ir implementando conforme tenga más gente en mí equipo de trabajo, en la actualidad me voy a concentrar en dominar la herramienta y el sistema.

¿Cómo voy a empezar a utilizar Trello?

Como lo mencioné anteriormente Trello puede ser utilizado para muchos propósitos y puede ser que mucha gente lo utilice de distintas formas. Estos son unos ejemplos de cómo yo estoy empezando a utilizar Trello para poder llevar un mejor control de todas mis tareas.

Mis tareas y actividades

A partir de hoy, voy a poner todas mis actividades en Trello dentro de las tres categorías comentadas, voy a delegar las tareas a las personas que tienen que hacer los trabajos y de esta forma poderle dar seguimiento a todos los proyectos en una sola pizarra.

Mis Tareas en Trello

Implementar esta pizarra para cada persona que inicia su colaboración conmigo y  aprender a utilizarla es primordial para el éxito de mis proyectos. Cada uno de nosotros debe de tener estas tres listas siempre presentes, y es la vida que da vida de cada uno de nosotros, vamos a colaborar para resolver problemas y poder ayudarnos pero es importante que cada uno sepa lo que debe de hacer, lo que está haciendo y lo que ya hizo.

  • Por hacer – Las tarjetas son colocadas para asignar nuevas tareas.
  • Haciendo – Las tareas que está trabajando las personas.
  • Terminado – Las tareas terminadas, estas son archivadas al final de cada mes.

Generación y publicación de contenido

Generación y publicacion de Contenido en Trello

Esta pizarra es un poco distinta ya que en ella tengo más listas. Por el momento estoy etiquetando a la página en la cual será publicado el artículo o contenido requerido.

Las listas que tengo actualmente en esta pizarra son:

  • Temas/ideas: Es nuestro banco de ideas para publicaciones que debemos de generar.
  • En Desarrollo: Las publicaciones que se están trabajando por las personas que generan contenido para todos los sitios que administro. En esta ya tienen asignados los CheckList, vamos a poner fechas de entregas de cada tarea y se puede agregar imágenes en cualquier momento. Al generar el archivo se coloca en Dropbox y se copia la liga de la publicación.
  • Revisando: Una vez que se terminó de editar el artículo, es momento de revisar la ortografía, se asigna el recurso necesario para poder desarrollarlo y se asigna fecha de publicación tentativa.
  • Listo para publicar: En esta lista veremos todos los artículos que ya están listos para publicarse y en donde nuestro comunity manager debe de generar todo lo necesario para publicar el artículo de distintas ocasiones utilizando las distintas herramientas que tenemos.
  • Publicado: Una vez que se publicó la información generada, movemos el artículo a esta lista, acá podemos ver que todos los Checklist hayan terminado y estén completos. Es así como nuestro editor general puede ver que todo se hizo de acuerdo a nuestro procedimiento.

Esta es la herramienta que utilizo para poder inspirarme en ideas o en proyectos que luego tengo,  simplemente las coloco aquí para que no se me olviden, y en su momento pueda desarrollar la idea. Utilizo esta pizarra para generar contenido para todos mis sitios, Azotea Solar, Teknobuilding, Pulso PyME y Gabriel Neuman, pero también ideas de proyectos, artículos que escribo para otras personas, videos, en fin, todo lo que tenga que ver con generación de contenido.

Este sistema me ayuda a poder saber si al final del mes voy a cumplir con mi objetivo de generar por lo menos 4 publicaciones para GabrielNeuman.com, y los demás sitios a los que ya apoyo, y en cuanto tenga este sistema más afinado estoy seguro de que ese número se incrementará.

Calendario editorial en Trello

Calendario Editorial en Trello

Esta es una nueva función de Trello, la cual le muestra un calendario de todas las actividades que tiene asignadas en cada Pizarra. Si quiere ver cómo Trello utiliza esta herramienta para su calendario editorial le recomiendo ver su procedimiento aquí.

Automatización de Tareas en Trello

Lo primero que voy a realizar, no es un tema de automatización pero si es una forma de asignar tareas por medio de correos electrónicos, la razón es porque  muchos de nosotros utilizamos el Email como un To-Do List y seguramente le habrá pasado que pierde la idea o no encuentra el email. Para poder actualizar las ideas voy a enviar un correo a una dirección que Trello me dará y asi poder generar de forma automática estas tarjetas.

Cada pizarra de Trello tiene otro correo, y también puede establecer en que lista aparece, esto lo utilizo para asignar tareas a personas sin tener que estar presente.

Para automatizar algunas tareas estoy utilizando una herramienta adicional: Zapier. Esta herramienta la estoy manejando para realizar lo siguiente:

  • Agregar Checklist a los artículos a generar.
  • Realizar tareas recurrentes para cada uno de los miembros como por ejemplo:
    • Revisar el spam del inbox.
    • Definir sus actividades diarias.
    • Hacer pagos de impuestos.
    • Hacer pagos a nuestros colaboradores.
    • Revisar nuestra cuenta de PayPal.
    • Revisar el ingreso de afiliados.
    • Pagar afiliados.
    • Generar reporte mensual.

Al utilizar estos Zaps puedo poner más atención a lo que es más importante para mí, y esto es, generar productos y servicios además de poder completar mis proyectos a tiempo.

Algunos trucos para manejar Trello como un PRO

Hay algunas guías rápidas para utilizar Trello más eficiente mente, estas son:

  • Abrir el menú de las pizarras: “b” – esto le dará un acceso rápido al menú de las pizarras. Una vez que abrió este menú usted puede saltar entre todas sus pizarras.
  • Filtrar las tarjetas – “f” – al presionar f y después las primeras letras de las tarjetas esto hará que funcione como un buscador. También puede escribir el nombre de la persona asignada y filtrar sus tareas.
  • Navegar entre tarjetas – “j/K” – Usted puede moverse entre las tarjetas de forma rápida con estos accesos.
  • Menú de acceso rápido – “?” – Le aparecerá un menú con los códigos rápidos disponibles.

Mis conclusiones sobre Trello

La simplicidad de utilizar Trello me está ayudado a disminuir el tiempo de aprender a usar una herramienta para colaborar entre mis participantes, cosa que con otros softwares de Project Manager no había podido lograr. Si una nueva persona le explicas lo básico sobre la herramienta estoy seguro que en menos de un día podrán trabajar en ella.

Esta herramienta le ayudará  a administrar de mejor forma su empresa, proyectos y por qué no algunas actividades personales. No tiene que utilizar todas las funciones de Trello para que sea un instrumento que valga la pena explorar. Vea  que le sirve y aplíquelo  a su negocio. Una vez que tenga definido un método que le funcione, establezca el proceso y busque mejorar sus resultados.


Gabriel Neuman
Gabriel Neuman

Soy un joven emprendedor me dedico de tiempo completo a generar oportunidades de negocio utilizando social media y generación de contenido.

    9 replies to "Administrar proyectos utilizando Trello"

    • Luis Felipe

      Muy agradecido por la información.

    • VICENTE GARCIA PEREZ

      Fácil de usar, productivo y sin complicaciones.

    • JACOBO

      GABO: MUY INTERESANTE. JACOBO.

    • Emilio Solis

      Muy interesante, lo voy a aplicar, Gracias.

    • Pedro

      Muchas gracias! Acabo de leer el artículo y parece muy profesional. Veo que favoreces Trello como herramienta de de gestión de proyectos. Creo que Trello se aplica bien para el uso diario para sobre todo organizar bien tus proyectos pero en el caso de que te interesaría una herramienta más profesional comprueba este tablero Kanban http://kanbantool.com/es/tablero-kanban Aparte de las hojas de color que se coloca en el tablero, posee las estadísticas que te permiten seguir tu los proyectos de todo equipo. Segun yo esta herramienta sirve bien para mejorar el rendimiento en la empresa sino y tambien desarrollo personal. Salu2, Pedro

      • Gabriel Neuman

        Hola Pedro, no conocía esa herramienta de Kanban

        Simplemente utilizo lo que esta a mi mano y cree un tablero simple de Kanban con esa herramienta

        Saludos

    • Joseph

      como saco el tiempo promedio de cada cards hecho en trello con gráficas y todo

    • Carlos Jojoa

      Buen contenido, gracias por compartirla información.

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